Como funciona o escritório de coworking?

O coworking alimenta um modelo de negócios viável e um ótimo conceito: um espaço para quem precisa e um local onde o trabalho é feito. Saiba mais sobre como funciona e o que lhe permite ter tanto sucesso como hoje.

Para os não iniciados, os escritórios de coworking podem parecer desastres esperando para acontecer. Um espaço onde qualquer pessoa pode entrar a qualquer momento e pagar uma pequena taxa para usar uma mesa não exala estrutura e ordem. Além disso, agrupar um grupo diversificado de profissionais trabalhando em uma grande área compartilhada parece uma receita para o atrito. Então, como funciona o escritório de coworking? O que lhe permite ter tanto sucesso quanto hoje?

Apesar da falta de uma estrutura voltada para o exterior, o coworking é, na verdade, altamente organizado. Os operadores enfrentam muitas variáveis ​​imprevisíveis e incontroláveis. Portanto, eles criam uma estrutura que suporta a utilização e o gerenciamento ideais do espaço. Isso alimenta um modelo de negócios viável e um ótimo conceito: um espaço para as pessoas que precisam e um local onde o trabalho é feito.

Coworking em poucas palavras

O que é escritório de coworking? A definição mais simples é “espaço para apoiar um grupo de pessoas de diferentes empresas, trabalhando de forma independente ou colaborativa”. Os escritórios de coworking são abertos ao público, independentemente de quaisquer regras de adesão e podem também ser utilizados como Endereço fiscal para abertura de empresas.

O Coworking vai além do próprio espaço. É uma filosofia enraizada em reunir as pessoas para realizar o trabalho. Freelancers podem trabalhar ao lado de trabalhadores remotos, enquanto os trabalhadores de show compartilham um espaço com profissionais em viagem. Não importa a origem ou o trabalho, os ambientes de coworking fornecem às pessoas um espaço profissional casual para se concentrar, bem como oportunidades de networking e um elemento social.

Coworking envolve mais do que boas vibrações e um espaço de escritório acessível. O espaço como serviço é um modelo de negócios, o que significa que precisa gerar lucro. Como os escritórios de coworking ganham dinheiro?

O modelo de associação

Como uma academia, os escritórios de coworking vendem assinaturas por mês ou ano. Isso tem dois benefícios principais. Primeiro, ele cria um fluxo de caixa estável e confiável por meio de cobranças automáticas recorrentes. Em segundo lugar, fornece uma linha de base para determinar a capacidade de trabalho.

A maioria dos escritórios de coworking venderá assinaturas mensais para satisfazer a capacidade de espaço – muitas vezes superior a 100%. A probabilidade de que todos os membros apareçam no mesmo dia, ao mesmo tempo, é irrisória. Para tanto, um escritório de coworking com 200 lugares pode vender até 250 membros (125% da capacidade total), com a expectativa de ver 150 membros a qualquer momento (75% da capacidade). É um ato de equilíbrio com base nas tendências de utilização do espaço e números de membros.

Normalmente, as assinaturas são vendidas com um grande desconto para usuários ocasionais – o objetivo é fazer com que os usuários ocasionais comprem assinaturas integrais. As assinaturas mensais podem custar R$ 99, enquanto os passes diários podem custar R$ 20. Teoricamente, eles poderiam usar o espaço todos os dias por cerca de R$ 3 por mês, em vez de pagar R$ 600 por passes diários individuais. As assinaturas também podem vir com vantagens, como acesso mais rápido à Internet ou assentos mediante solicitação.

O modelo walk-in

Nem todo mundo deseja ou precisa de uma associação de coworking. Quem usa o espaço apenas algumas vezes por mês vai optar pelo modelo pay-per-use. É mais difícil prever a demanda desses usuários, mas a receita é maior por pessoa.

Se um escritório de coworking espera 75% de ocupação pelos membros a qualquer momento, as mesas restantes servem a dois propósitos. Primeiro, eles acomodam um influxo de outros membros. Em segundo lugar, eles atendem clientes que entram no local. O modelo walk-in tem níveis em si – preços por tempo, tipo de espaço de trabalho ou comodidades. Alguém pode pagar R$ 60 por oito horas de trabalho, Internet de alta velocidade e acesso a um espaço com vista. Outra pessoa pode pagar R$ 20 por seis horas de trabalho e velocidades padrão de Internet. O objetivo é preencher as mesas desocupadas com uma margem mais alta.

O principal problema com os walk-ins é que eles são imprevisíveis e variáveis. Se um escritório de coworking estiver 100% ocupado, não há escolha a não ser recusar um walk-in – mesmo que eles estejam dispostos a pagar 20 vezes o preço da assinatura. Dito isso, os visitantes podem ser clientes frequentes, mesmo que não optem por uma assinatura.

Assentos organizados e gerenciamento de espaço

É difícil explicar o coworking sem mencionar a infraestrutura necessária para acomodar cada pessoa que usa o espaço. Este é o coração e a alma do que torna o coworking um sucesso.

Independentemente de se uma pessoa for um membro ou um visitante, ambos fazem o check-in com um administrador. Essa pessoa faz o login, designa uma mesa e fornece os detalhes relevantes de que precisam para trabalhar. Isso fornece uma imagem em tempo real da ocupação e utilização do espaço. Ele também destaca informações relevantes, como o número de membros vs. visitantes, receita diária, tempo de ocupação restante em determinadas vagas e tipos de vagas disponíveis.

Sem este sistema de gerenciamento centralizado e o uso de software de coworking, os escritórios de coworking não funcionam. Não há como saber quem está onde, por quanto tempo ou quais espaços estão abertos.

Encontrando o equilíbrio certo

Os escritórios de coworking funcionam quando os operadores encontram o equilíbrio certo de membros e alocação de espaço. O modelo de coworking fornece flexibilidade para os usuários, o que significa que ele precisa ser inerentemente flexível. Acomodar pessoas em movimento é o resultado de um sistema bem projetado e gerenciado para gerenciamento de espaço e os meios para conectar as pessoas aos assentos.

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